vendredi 13 avril 2012

Comment nommer ses documents en généalogie ?

Image: renjith krishnan / FreeDigitalPhotos.net 


Suite du dossier consacré à l'organisation des dossiers généalogiques (1). Après avoir organisé nos dossiers informatiques, nous allons nous interroger sur le nommage des documents.
Là encore, il n'existe pas de standard généalogique. Je le regrette. Même si notre façon de travailler est différente, nos documents, en dehors des archives familiales, ont les mêmes origines. Notre passion est basée sur l'échange. Ne serait-ce pas idéal de pouvoir s'échanger outre un fichier Gedcom, sans perte de données, des documents compréhensibles par tous ? 
Utopie ? Peut-être pas.


Longtemps j'ai nommé mes documents comme je nommais mes fichiers informatiques : numSosa_aaaammjj_acte_lieu
A force de pratique et d'échanges avec d'autres généalogistes, j'ai réalisé que cette méthode n'était pas la bonne. 
Pourquoi ? 
Parce qu'en dehors de moi, personne ne comprends ce code. Il faut ouvrir le document, le lire pour savoir de qui il s'agit. En outre, il manque une information importante, l'origine de la source.
Nouvelle séance de remue-méninges avec moi-même et questions à mes camarades de jeu.

Dans l'article Comment organiser ses dossiers généalogiques ? j'expliquais gérer des individus puis des actes; telle est ma démarche généalogique.
Pour nommer mes fichiers mon raisonnement est inverse : je gère des documents puis des individus. 
Ma gestion documentaire doit donc être la plus précise possible, mon but étant toujours de ne pas perdre de temps à chercher un document ou à en comprendre sa codification.
En outre, je ne travaille pas que pour moi, mais aussi pour la communauté généalogique. Je suis toujours heureuse de partager mes informations.

Je me suis donc posée la question : lorsque je transmets un acte, quelles sont les informations que je veux transmettre ? Lorsque mon correspondant reçoit un acte je veux qu'il sache, sans avoir à ouvrir le document :
- de qui est-ce-qu'il s'agit (nom-prénom)
- de la date de l'évènement (format aaaammjj)
- du type d'évènement
- du lieu de l'évènement (département + ville)
- de l'origine de la source (origine + cote)

La source sera codée Crouzet-Marie_18111116_D_42_Marlhes_AD42_3NUMEC2-3E1404

Cette codification ne prend plus en compte la numérotation Sosa, valable seulement pour ma généalogie; elle est compréhensible pour moi et mon interlocuteur.

Si vous souhaitez revisiter votre codification, renommer ses documents est une entreprise de longue haleine. Réfléchissez bien avant, le but n'étant pas de changer tous les ans, mais d'être le plus précis possible. Profitez de votre revue annuelle pour modifier vos fichiers. 
Sachez aussi qu'il existe des utilitaires pour des renommages de masse tels Ant Renamer ou RenommatiK.

Pour vous organiser efficacement, après avoir réfléchi sur votre pratique de la généalogie, interrogez-vous sur votre gestion des documents : que transmettez-vous (des individus ou des documents) ? quelles sont les informations pertinentes pour vous-même et votre interlocuteur ?
Lorsque vous aurez défini votre codification, écrivez une note explicative que vous classerez dans vos dossiers pour les chercheurs futurs.


Pensez-vous qu'un standard sur le nommage des documents en généalogie devrait être utilisé ?

N'oubliez pas de répondre au sondage sur la page Facebook de La Gazette au sujet de votre organisation !


(9) Comment organiser ses dossiers généalogiques ? La Gazette des ancêtres, publié le 9 avril 2012.


EDIT du 18 avril 2012 : modification du titre + du texte (remplacement de "source" par "document"


29 commentaires :

Bonjour Sophie,
ce que je trouve très intéressant dans ton article, c'est que tout généalogiste doit savoir se remettre en question pour réadapter sa façon de faire en fonction de ses objectifs.
Ça c'est capital à mon sens.
Deux petits points de détails :
- Pour que le nom de la source soit efficace il ne faut pas qu'il soit trop long donc éviter les répétitions, à mon avis : à partir du moment où tu mets le numéro du département 42 et AD42, ça fait doublon.
- avant de tout renommer, il faut bien choisir l'ordre des items, c'est très important pour le classement automatique généré par ton OS. Commencer par la date,le nom ou le type d'acte n'est pas anodin et participe aussi à la compréhension de la recherche qu'on a faite.
En tout cas, toute cette série sur l'organisation des fichiers est vraiment utile : bravo d'en avoir eu l'idée.
Isabelle

Bonjour Isabelle,

Merci pour ton commentaire ^_^

Effectivement mettre AD42 alors que j'indique le département est redondant, dans ce cas, il suffit d'indiquer AD. Bonne remarque !

La longueur du nom est un sujet sur lequel j'ai longuement réfléchi. Pour que ce soit clair, il faut éviter l'usine à gaz. L'exemple donné est le cas extrême, car les archives de la Loire ont une cote numérique à rallonge !
Je laisse l'exhaustivité à mon logiciel de généalogie dans lequel je renseigne le nom du registre ainsi que le numéro de la vue.

Tu soulignes un point important qui est l'ordre des items. J'ai, pendant un temps, commencé par la date, ce qui classait les documents dans le dossier individu. Mais comme je souhaite que me codification soit aussi informative, j'ai choisi d'ajouter le nom. Je l'affiche donc en premier, car si j'édite une liste, j'aurai tous les documents classés par individu puis par date.

Personnellement, je suis arrivée assez vite à ne pas mentionner le nom de la personne dans le nom de la source. Pour plusieurs raisons, dont les principales étaient :
- une source peut correspondre à plusieurs personnes. Ou aucune
- faciliter la recherche et surtout le tri
- séparer le contenant (le document) du contenu (les données)
- harmonisation (pas au sens esthétique du terme ;-))

Je me suis rendue compte que qund je recherche une source, je réfléchis en terme de document, pas de personne. J'ai donc adapté le nom de mes sources. Il contient la date et l'origine géographique du document. Ce n'est pas parfait (totalement obscur pour les autres, pas forcément adapté à tous types de documents come un livre par exemple) mais ca e convient parfaitement.

Et puis qund je regarde ma liste de sources, c'est tout pareil, et ca fait plaisir à mon petit côté obsessionnel. Y a rien qui depasse ;-)

En gros ca donne :
____ plus eventuellement un numero de page.

L'acte de décès dont tu parles s'appellerait donc chez moi:
99FRA_42139_001_18111116_001

Avec ca je retrouve sans problemes une source en la cherchant dans on disque dur, où elles sont rangées par pays\dpt\commune(insee). En revanche avoir un systeme d'indexation est plutôt une bonne idee (j'en ai un ;-)).

Ce que je regrette de ne pas avoir fait, c'est d'ajouter ces infos (décodées) aux images elles-mêmes. Soit par le biais des meta-tags, soit ajout d'une inscription dans l'image. Je suis en train de chercher un petit soft qui me permettrait d'editer les meta-tags JPG en batch comme les softs pour les MP3.

aaah zut il a mangé mes < et >
Je disais donc :
*code-pays*_*code-commune*_*numero-paroisse*_*aaaammjj*_*nuero-incremental*_*page-si-besoin*

@Mistike, tu as dit le mot clé dans ta réponse : tu as réfléchi à ton utilisation et choisi ce qui te convient le mieux.

Bien que je rêve d'un standard pour le nommage des sources, c'est aussi le message que je veux faire passer : ne copiez pas, faites selon votre pratique.
Encore une fois, je raisonne d'abord par individu, donc pour moi, commencer par le nom me convient et mes fichiers sont aussi harmonieux, ce qui convient également à mon côté maniaque !

Concernant les meta-tags, j'ai commencé à regarder ce matin, j'avoue que je ne pensais pas à cette utilisation jusqu'à la rédaction du billet.
En effet, j'y vois un moyen intéressant d'y indiquer tous les individus présents sur un document (acte ou photo). Je classe mon document dans le dossier de l'individu principal mais j'y indique des informations supplémentaires.

Je poursuis cette idée qui, si ça marche, fera l'objet d'un billet ;-)

En attendant de trouver l'utilitaire pour meta-tagger automatiquement mes ~1000 sources jpg actuelles, ou en attendant de trouver le courage de le développer moi-même, je teste une autre solution pour les nouvelles. Dans 99% des cas, mes images sont des copies d'écran faites avec SnagIt. Il permet d'ajouter automatiquement une légende sur l'image (ou en dessous) lors de la prise.

Mais bon, ca fait quand même trop de texte à entrer pour la généafaignasse que je suis. Donc je continue de chercher une solution + ou - automatisée pour faire... les deux (ajout d'info dans l'image elle-meme, comme l'origine (copyright), la commune, la date, et la cote)) et dans les meta-tags !

Je te rejoins tout à fait Sophie sur ta phrase "ne copiez pas, faites selon votre pratique".

Toutes les descriptions ci-dessus sont codifiées pour des actes d'état civil avec l'idée de base: 1 Evenement = 1 Source

Je viens justement de finir le renommage de mes sources, ou plutôt devrais je dire, la cure d'amaigrissement de mon dictionnaire des sources.

Comme toi, je me suis d'abord posé la question: c'est quoi une source ?
Pour moi, les registres paroissiaux d'une commune donnée est une source. Donc si j'ai 42 personnes qui sont nés, se sont mariés, et sont décédés dans cette commune, la source pour chacun des événements sera unique.
Par contre, en note de l'événement, j'indique la page, la cote, et le lien direct (merci les AD22 !) vers l'image.
Informations que je copie d'ailleurs en commentaire du média.


Et en média de l'événement, je mets la copie écran de l'acte proprement dit.

Donc pour mes 42 individus, tous nés, mariés et décédés dans ma commune, j'aurais 126 événements, 126 médias et une seule source.

Voila pour le traitement des registres paroissiaux et de l'état civil.

Pour mes 4 décédés durant la Première Guerre Mondiale, j'ai également une seule source: Mémoires des Hommes.

Par contre, si j'ai une dispense de mariage, un inventaire après décés, cela fera l'objet d'une source spécifique.

J'en avais déjà discuté avec Sophie, mais voici mon schéma de nommage personnel.
J'utilise : pays_département_commune_année_mois_date_fonds_type_numero
Ce qui donne, par exemple :
FR_09_042_1818_01_19_EC_M_001
Avec la signification suivante :
FR = France
09 = Ariège
042 = code Insee de Labastide-de-Sérou
1818 = année
01 = mois
19 = jour
EC = Etat-civil
M = acte de mariage
001 = numéro d'ordre.

Autre exemple : FR_82_155_1923_00_00_FAM_PH_001 pour une photo issue de mes archives familiales et prise vers 1923 à St-Antonin-Noble-Val

Cette numérotation me permet de numéroter n'importe quel document.

bonjour,

vos remarques sont toutes très inintéressantes. et je suis a 100% Ok avec le fait que c'est une histoire Perso, mais aussi de logiciel. chacun range sa maison et sa vie en fonction de son vécu.

difficile d’être dans et a l'identique.

Perso, j'ai beaucoup de mal a retenir une séquence de nombres et chiffres, comme Jordy et Mistike. problème de mémoire.

donc j'ai opté après moult hésitations a ce qui suit :

NOM Prénom (type d'acte : ° + X ) année
cela donne

VAREILLE Marguerite ° 1909.jpg

et pour un mariage j'utilise tjrs de nom du marié en premier :
BERGERET Marius x VAREILLE Marguerite X 1920.jpg

pour une photo
VAREILLE Marguerite PHOTO 1920 Lyon.jpg

ou un signature
VAREILLE Marguerite SIGNATURE 1920.jpg

cela me permet de n'avoir qu'un seul dossier où est regroupé la totalité des documents actes, photos, signatures des personnes de ma base de données. et j'en suis a plus de 2000 pièces en tout genre.

cela me permet de trier mes pièces par le ou les personnes rechercher.

j'ai trouvé un mode de numérotation qui me conviens et comme j'ai mis du temps (15 ans) a le trouver, je corrige au fur et a mesure les anciens type de N° qui ne sont pas "" au norme"" actuellement.

Je crois que ce qui est aussi très important, c'est d'en parler avec les nouveaux généalogistes. il est trjs expliqué comment et ou chercher mais pas trjs comment classer les documents.

c'est aussi un vaste débat que celui du classement des documents papiers, par sosa, par ordre alphabétique, par famille ?

Enfin je ne désespère pas qu'un jour le logiciel que j'utilise (heredis 12pro pour ne pas le nommer) propose une fonctionnalité qui permette de codifier directement les sources en fonction des souhaits et d'une petite programmation perso.

en tout cas dans ce genre de choix je pense que c'est un peux chacun pour soit, en fonction de son propre mode de fonctionnement. il n'y a pas de recette miracle, juste des échanges d'idées et des conseils. mais comme le dit le proverbe : les conseilleurs ne sont pas les payeurs. donc avant de prendre telle ou telle option, une mure réflexion s'impose.
de la diversité nait la richesse de chacun.

bien cordialement a toutes et tous
véronique

PS et désolée pour les fautes d'orthographes, cela vas avec mes trous de mémoire.

Ceci dit, à la réflexion, je pense qu'il ne faut pas mélanger "source" et "fichier". Ce dont nous parlons ici est le nommage des fichiers. Mais ces fichiers ne deviennent réellement des sources que dans le cadre de l'exploitation que nous en faisons dans nos logiciels respectifs. C'est donc dans ce logiciel que nous nommerons une source, liée (ou non) à un fichier.
Certaines de nos sources ne seront pas liées à un fichier. Certains fichiers ne seront pas utilisés comme source.
Il y a donc deux règles de nommages différentes. Mon exemple (voir plus haut) FR_09_042_1818_01_19_EC_M_001 n'est pas le nom d'une source, mais celui d'un fichier.

Le couple base de données-document est important. Dans l'absolu, on ne devrait même pas avoir à nommer de manière complexe (avec plusieurs items) la photo numérique d'un document, ni à les ranger dans des dossiers puis sous-dossiers. Si on travaille en suivant une logique du "document" il ne devrait avoir qu'une cote de rangement comme en documentation : le contenu du document (les noms, dates et lieux)exploités dans la base de données renvoient vers le document. N'est ce pas plus logique ? Un document concerne plusieurs personnes : certes un acte de naissance concerne l'enfant en particulier (et encore), mais quid d'un jugement, d'une minute notariale, d'une succession, d'un recensement ... ?
Finalement, c'est vrai que si je renomme les photos sous la forme année_lieu_type_nom_cote quand je fais des recherches pour l'entraide de mon association et que je dois envoyer le dossier à une autre personne, dans le cadre de mes recherches perso sur les familles locales (à différencier de ma généalogie personnelle), j'ai un unique dossier où sont regroupées toutes les photos de documents nommés simplement avec un numéro d'ordre. Quoiqu'il arrive, je ne vais jamais dans les photos directement, je passe par ma base de données (Gramps et auparavant Heredis). Conclusion : l'organisation dépend étroitement de l'usage.
En tout cas c'est très formateur d'échanger nos points de vues car on affine beaucoup notre façon de faire, on remet des choses en fonction, on solutionne quelques soucis ... c'est génial.

Isabelle, tu as totalement raison. Ou disons en tout cas, que je suis totalement d'accord avec toi.
Un simple numéro d'ordre devrait être suffisant. Même si je ne le fais pas, je pense qu'il faut dissocier la cote du document de son contenu. C'est d'ailleurs ce que nous faisons pour les archives postérieures à 1940. Tout est coté dans une seule et même série (W), avec un numéro d'ordre. L'information sur le contenu est dans la base de données.

Bonjour

La liste Norme-Genealogie http://fr.groups.yahoo.com/group/norme-genealogie/ s'était intéressé à ce sujet et d'autres... Les conclusions ont été reprises dans le Wiki FGW http://www.francegenweb.org/~wiki/index.php/Organiser

Il est possible de relancer la discussion sur la liste ou le wiki ;o)

Bien @micalement

Guillaume

Bonsoir à tous,

J'avais fait une réponse, mais j'ai du me planter car je ne la vois plus.

J'ai l'impression ici que beaucoup associe Source avec Média (ou fichier image). Avec une règle: 1 Source = 1 Média.

Pour ma part, pour tout ce qui est Registres Paroissiaux et Etat-Civil, j'ai pris le partie de considérer que les régistres d'une commune sont une et une seule source. Que j'utilise donc pour tous les individus nés, mariés ou décédés dans la commune.

Par contre, au niveau de l'événement proprement dit, j'indique en note la côte du document, la page du registre et le lien direct vers l'image en ligne. Et à chaque événement, j'associe le média tiré du registre. Dont le nommage est aussi dans la même veine que certains (date - type d'acte - Individus - Archives - Cote)

De la même manière, le site Mémoire des Hommes est une source pour moi (pour les 4 ancêtres dont j'ai pris les notices de décès pendant la 1ère Guerre Mondiale).

Par contre, je crée une source spécifique pour une dispense de mariage, un inventaire après décès, un aveu etc...

Je suis, mon cher Jimbo, bien d'accord avec toi (Ce qui, d'ailleurs, est un alexandrin !).
Comme je le disais, il ne faut pas confondre "source" et "fichier".
Chez moi, une source est notée, par exemple :
"Chevillon : BMS (1721-1760) - Archives départementales 89 - 4E103/E1 - vue 196 - 6 juillet 1756"
A cette source, je peux éventuellement ajouter un ou plusieurs fichiers si je le veux, ou non.

@Jordi @Jimbo C'est là que les choses se compliquent. Le but étant de retrouver à coup sûr et rapidement le document (quelque soit son support : numérique, papier ...)il faut que la source soit correctement renseignée dans la base de données.
Or une chose capitale, c'est de connaître l'emplacement physique du document (sur un site d'AD, sur son disque dur, dans une boîte à chaussure au fond de la cave ...)sachant qu'il peut être à deux endroits à la fois: il faut le localiser.
Avec Heredis il y a une case bien pratique dans la source qui s'appelle "Archivage", dans Gramps je ne sais pas où mettre l'info.
En utilisant la logique "Document", les logiciels de généalogie ne suivent pas toujours car ils privilégient plutôt la logique "individu".

@Isabelle: Pour ma part, ma facon de faire ne géne absolument pas. Vous souhaitez retrouver à coup sur le document qui vous permet de faire le lien avec la naissance du tonton Jean DUPONT, décédé à Trifouillis les oies.

Si j'indique comme source: "Registre Etat Civil de Trifouillis", disponible aux AD00XX, j'indique à mon correspondant que s'il veut trouver l'original, c'est aux ADXX dans les Registres d'Etat Civil de la commune qu'il les trouvera.
Comme à mon événement, j'ajoute le média (clip écran), mon correspondant pourra me réclamer la page concernée.

Enfin, s'il ne souhaite pas prendre contact avec moi (et oui, cela arrive), j'indique en note de l'événement le lien direct vers la page concernée sur les registres en ligne. J'indique de plus, la numérisation, la côte et la page (exemple 224 / 355).

Si avec cela mon correspondant ne sait pas localiser précisement le document, je ne peux guère faire plus. ;-)

@Jordi: Nous sommes d'accord sur le fond, mais en fait, je suis plus large que toi.
Dans ton exemple, ma source serait:
"Chevillon : BMS/EC(1658-1900) - Archives départementales 89"
Et en note du décès de Jean DUPONT le 6 Juillet 1756, j'indiquerais la plage en ligne (1721-1760), la côte, la vue 196, ainsi que le lien direct.

Un exemple du rendu sur PG: http://www.planete-genealogie.fr/JMBOGROS/jean-marc_bogros/fiche/evenement/?EvenementID=61584

@Véronique : Je ne suis pas sûre de bien comprendre votre commentaire. Vous écrivez que l'article est inintéressant, soit, mais votre pratique est la même que celle que je décris : vous précisez le nom de l'individu, le type d'acte et la date.

Bien sûr, que chacun fait comme il l'entend, je ne suis pas là pour donner des leçons. Malgré mes années de pratique, j'ai encore beaucoup à apprendre. C'est le but du blog : échanger avec d'autres généalogistes et si mes réflexions peuvent aider d'autres généalogistes alors je suis satisfaite.

J'espère que vous continuerez à lire La Gazette et à échanger avec nous.

@Guillaume :
Merci Guillaume pour ce rappel qui rejoint mes réflexions et les remarques laissées en commentaires.
Le débat est vaste. Bien qu'une identification unique serait l'idéale pour les échanges entre généalogistes, la pratique est limitée par la vision que chacun a de ses recherches.

@Isabelle, @Jordi, @Jimbo :

Vos commentaires sont très enrichissants, merci ^_^
Je pense que je ferai une nouvelle note avec vos remarques car elles m'interpellent également.

Si nous partons dans l'hypothèse d'un dossier informatique unique avec, dedans, l'ensemble de nos documents (ou fichiers) généalogiques, y incluez-vous les photos ou créez-vous un dossier pour les documents "papier" et un dossier pour les photographies ?

@Sophie Pour ma part,j'ai un dossier unique et j'y mets tout. J'ai deux objectifs :
- aller vite pour classer le document
- aller vite pour retrouver le document
Pour ça, il fallait simplifier : je ne voulais pas de dossiers/sous-dossiers/. De cette manière je ne me pose pas de questions du type "dans quel sous-dossier dois-je classer ?".
Par contre tout le travail consiste à bien décrire la source dans la base de données. Mais la description de l'emplacement du document est simplifiée du coup : tous les fichiers sont dans un dossier unique et se distinguent par un numéro/identifiant propre à chacun d'eux.
Donc peu importe la nature du fichier : photo numérique d'un document administratif, fichier excel (relevé de recensement par exemple), fichier texte (extrait d'un livre par exemple).
L'avantage : sauvegarde simplifiée, rangement rapide, dénomination des photos ultra rapide.
La règle : je ne mets aucun fichier dans mon dossier sans qu'il n'ait été décrit et rattaché à une source dans ma base de données.
C'est peut-être pas évident comme méthode car il faut bien distinguer les trois niveaux : évènement, source, document et en même temps les articuler logiquement.

Quoiqu'il en soit, la clé c'est la base de données (quelque soit le logiciel): si le fichier est bien décrit, l'emplacement bien précisé, peu importe où il est stocké : grâce à la base , tu dois le retrouver aujourd'hui comme dans 10 ans. Le système doit être pérenne donc simplifié (d'où le dossier unique ...).

Mince, j'ai écrit une réponse hier soir, j'ai vérifié qu'elle était bien postée et ce matin, plus rien. Snif !
Est ce le lien vers un exemple de ma base PG qui aurait fait planter la mise en ligne ?

@Isabelle: une source unique pour les registres paroissiaux et EC n'empêche pas mon correspondant de trouver l'info.
Dans Heredis, j’ai une source « Chevillon – BMS / EC – (1654-1902) » qui précise les archives départementales, le lien vers les archives en ligne, ainsi qu’une copie des différents microfilms rattachés à ces BMS.
Ca, c’est pour la source.

Maintenant prenons l’événement dont parle Jordi plus haut, par exemple le décès de Jean DUPONT le 6 Juillet 1756.
Dans la source, j’indique la source indiquée plus haut.
Dans l’onglet média, je mets la copie d’écran de l’acte lui-même.
Dans la note de l’événement, j’indique : la transcription, la côte, la vue (ici 196) et le lien direct vers l’image en ligne.
Logiquement avec cela, mon correspondant a tout le loisir de retrouver l’information. Moi de même, et cela m’évite de créer autant de sources que j’ai d’événements. C’est donc beaucoup plus simple à gérer pour tous les événements issus des Registres Paroissiaux et Etat-Civil.
Un exemple: http://www.planete-genealogie.fr/JMBOGROS/jean-marc_bogros/fiche/evenement/?EvenementID=61584

Maintenant, je le fais pour des sources que je sais récurrentes. Si j’ai un ancêtre qui est né en Loire Atlantique pour se marier ensuite et décéder dans les Côtes d’Armor, je crée une source unique pour sa naissance.

@Sophie :
Tu parles ici des médias informatiques (pour moi, un média n’est pas égal à une source, je le précise à nouveau).
Pour ma part, j’ai un répertoire Maitre, qui contient plusieurs sous-dossiers qui sont les types d’événements auxquels se rapportent les médias.
Ainsi, quand je dois faire une sauvegarde, je prends le dossier maitre et je suis sur de tout avoir.
Pour les documents papier, j’en ai extrêmement peu. De manière générale, je numérise

@mistike @gazettedesancêtres
Je crois que j'ai retrouvé le software pour insérer des meta dans les données exif d'un JPG ! Il s'agit d'ajouter les tags de Picasa dans les métadonnées du fichier.
http://www.anvo-it.de/wiki/avpicfacexmptagger:main

Techniquement, un simple numéro d'ordre serait suffisant, tant que le lien est fait avec la base de données. Mais nos bases de données n'ont rien de pérenne, même si l'on fait des efforts dans ce sens (cloud, etc...).
En cas de plantage, de perte de la base, avoir tout de même quelques éléments descriptifs dans le nom de fichier serait appréciable.L'utilisation des Exif est également un bonne piste à suivre.

@Maïwenn : j'avais d'ailleurs mentionné ce logiciel dans mon (vieux) billet sur l'utilisation de Picasa en généalogie.

Je viens de faire un petit test. Dans les propriétés/détail d'une image, il est possible de renseigner une zone commentaire.
Cette zone peut être renseignée avec les cotes archives du document.
Ces informations ne sont pas perdues lorsque l'image est envoyée à un tiers.

En ouvrant l'image, votre destinataire a toutes les informations concernant l'acte : service d'archives, cote, numéro de vue

J'aime cette idée d'avoir toutes les informations sur l'image sans avoir à ouvrir son logiciel.

@Jordi: j'ai oublié de préciser que dans la zone commentaires de mon image, je mets une copie de ce que j'ai dans ma note d'événement. Si demain, mon logiciel plante complétement, je pleure, mais je peux repartir de zero (toujours en pleurant).

Bonjour,

J'interviens tardivement sur cet article car je découvre ce blog petit à petit (et avec émerveillement !).

Cet article m'a fait réaliser une chose : toutes les recherches que nous avons faites doivent/peuvent servir un jour et il est alors important de les classer de manière pertinente et accessible ...

Personnellement (pour le moment, mais cet article m'a ouvert les yeux sur bien des points), j'ai classé les individus d'une même famille dans un dossier nommé du nom de leur patronyme.

Par exemple, j'ai un dossier TROCHON, qui regroupe tous les membres de la famille portant ce patronyme.
Dedans, je range les fichiers correspondant aux différents actes que j'ai retranscrits, ou aux documents trouvés ici et là.

Pour les fichiers d'état-civil, j'utilise la règle de nommage suivante : XXXX AAAA MM JJ où :
XXXX est le patronyme
AAAA est l'année de l'acte
MM est le mois de l'acte
JJ est le jour de l'acte

Pour les années pendant lesquelles le calendrier révolutionnaire était en vigueur, j'ai converti la date dans le calendrier Julien.

Ainsi par exemple j'ai un acte TROCHON 1679 11 28.

Je sais que c'est un acte qui se rapporte à la famille TROCHON et qu'il est daté du 28 novembre 1679. MAis pour savoir exactement à quoi il se rapporte, je dois l'ouvrir.

Je vais vérifier, mais il me semble que Word autorise dans les propriétés des documents, l'inscription de commentaires; je pourrais alors utiliser cela pour donner plus d'informations sur le contenu du fichier ...

A voir donc, mais en tout cas, je trouve les idées développées plus haut très séduisantes !

A bientôt


Olivier
Retrouvez-moi sur http://aidegenealogie.blogspot.fr

Bonjour Olivier,

Pour noter des informations complémentaires sur vos documents, vous pouvez passez par l'explorateur Windows. En sélectionnant l'image vous aurez différents champs dans une barre de menu s'affichant en bas de votre écran. Vous pourrez y saisir des tags mais aussi des dates ainsi que des informations complémentaires.

Concernant vos ancêtres TROCHON, de quelle région sont-ils ? J'ai des ancêtres TROCHON en Ile-et-Vilaine, à Piré-sur-Seiche.

Bonne lecture de La Gazette !

Bonsoir,

Lorsque l'on parle de son usage il faut distinguer plusieurs choses comme dit par un intervenant! Toutefois il faut aussi se soumettre à une certaine logique qui nous amène à faire des choix mais il faut IMPÉRATIVEMENT séparer le contenu du contenant.
C'est un gage de pérennité et de réutilisation multiple d'un même document/fichier.

Lorsque l'on fait un relevé exhaustif il ne peut y avoir de litige dans le nommage des fichiers puisque tout existe déjà de façon implicite! C'est ce qui m'a amener à utiliser ce nommage de fichier qui peut être extrapoler à toutes les sources possibles et inimaginables.
En effet nous avons
Un pays, un lieu physique, un dépôt, un document, une cote, une période de couverture, une page! Notre numérotation est donc toute trouvée
FRA_Insee commune_Type du dépôt_Type document_cote_période_Page(ou cliché)
On voit de suite où retrouver la source rapidement.
Par exemple FRA_38544_BM_Patrimoine_B222-2_19141025-19151017_0061.JPG me dit clairement que nous sommes en France à Vienne à la Bibliothèque municipale section Patrimoine cote B222-2 période 25/10/1914-17/10/1915 cliché 61 (ou pages 61)

Maintenant si je n'avais numérisé que la page qui m'intéressait j'aurais rajouté le patronyme adéquat avant le point de l'extension. Oui je sais le 61 ne vous plait pas mais il faut impérativement conserver la source; donc à vous de compter le nombre de fois où vous avez tourné les pages...

Vous aurez remarqué le format de date qui est complètement inversé c'est volontaire de même que l'absence de séparateurs. Ces dernier seraient inutiles. Par contre l'inversion si elle n'a que peut d'incidence dans mon classement sur le disque dur puisque chaque cote a son répertoire il peut en être différent dans le cas de la généalogie strictement perso où là cela aura potentiellement une incidence directe sur le tri des fichiers! Autant s'en préserver de suite.

Les dépôts sont identifiables par des abréviations standards de ces derniers (AM, AN ou CARAN, SHD, CAOM, NOT, BM, AD,...)
On abrègera aussi autant que possible de type d'acte (B, M, S, N, D, CM, TEST, CAppren, VEN, OBL, ...) Pour l'exemple j'aurais pu réduire à PAT.

Mon exemple aurait pu se voir ajouter un élément supplémentaire après Patrimoine en effet on ne sait pas vraiment sur quoi on va tomber donc j'aurais pu rajouter PRE ou JX pour la presse.

Une bonne idée aussi que d'utiliser les MétaTags pour indexer les images. Dans le cas d'une généalogie perso c'est assez simple mais dans le cas d'un relevé c'est plus difficile car cela va accroitre significativement le travail et par conséquent la mise à disposition de tous. Mais c'est vrai que c'est une bonne solution.

Lorsque vous cherchez un logiciel quelconque je vous suggère d'aller voir ici http://framasoft.net vous y trouverez de tout avec une licence d'usage libre

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